Politique de Confidentialité

1. Quelles données a caractère personnel traitons-nous ?

Nous recueillons les contacts d’affaires (nom, prénom, adresse email, téléphone) de l’ensemble de nos interlocuteurs. Il s’agit pour l’essentiel du personnel de nos clients, partenaires commerciaux, prospects, candidats et confrères.

Lorsque la réalisation de nos prestations l’exige, nous collectons également de plus amples informations sur nos clients et leurs adversaires (situation financière, situation familiale, emploi etc).

Nous recueillons naturellement toutes les informations que nous communiquent nos candidats et qui peuvent figurer sur leurs CV et lettres de motivation.

Enfin et plus généralement, tout visiteur de notre site internet mermoz.law (ci-après le « Site ») est soumis à la collecte de cookies dans les conditions définies dans la politique prévue à cet effet [lien vers la politique de cookies].

 

2. À quelles fins traitons-nous vos données ?

A. Vous êtes client du cabinet

L’exécution de nos prestations de service nécessite de pouvoir vous contacter afin d’évoquer ensemble nos dossiers et de s’échanger documents et informations. Nous traitons également vos données dans le cadre de la gestion administrative et comptable de nos relations contractuelles.

Base légale : ce traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ainsi qu’au respect de nos obligations légales.

Par ailleurs, dans le cadre de notre développement, nous pouvons vous adresser des informations marketing et d’autres communications relatives à nos services qui seraient susceptibles de vous intéresser (invitations, analyses juridiques, etc). Nous pouvons être amenés à confier l’envoi de ces notifications à l’un de nos sous-traitants. Vous avez la possibilité à tout moment de ne plus figurer sur nos listes de diffusion en cliquant sur le bouton prévu à cet effet dans les notifications que vous recevez.

Base légale : ce traitement est fondé sur les intérêts légitimes que nous poursuivons.

B. Vous visitez notre site internet

Lorsque vous naviguez sur notre Site, nous recueillons automatiquement (i) certaines données relatives à votre navigation, telles que les données du journal Web, les URL des pages consultées, le temps passé sur des pages consultées, la date et l’heure de connexion, les journaux d’erreurs ; ainsi que (ii) certaines données relatives à vos appareils telles que l’adresse IP, le numéro d’identification de votre appareil, le type de navigateur, le fournisseur de services Internet, le système d’exploitation.

Ces données nous servent à améliorer la performance de nos services, ainsi qu’à évaluer et à personnaliser votre expérience de navigation.

Nous utilisons pour ce faire des cookies qui sont déposés sur votre appareil. Ces cookies nous permettent notamment de sauvegarder vos préférences d’utilisation de nos services. Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences cookies sur la page prévue à cet effet [à compléter].

Base légale : ce traitement est fondé sur les intérêts légitimes que nous poursuivons.

C. Vous visitez notre site internet

Dans le cadre de notre activité, nous sommes amenés à recueillir les contacts de nos confrères ainsi que des personnes travaillant au sein de certaines institutions et autorités administratives et judiciaires.

Nous n’utilisons ces informations qu’à des fins strictement professionnelles et dans le cadre de l’exécution des missions confiées par nos clients.

Base légale : ce traitement est fondé sur les intérêts légitimes que nous poursuivons.

D. Vous postulez à une offre d’emploi ou de collaboration

Nous recueillons tout document que nous communiquent nos candidats et notamment leurs CV ou lettres de motivation. Nous précisons que dans le cadre de la gestion de nos recrutements, nous ne traitons que les données relatives à la qualification et à l’expérience des candidats.

Base légale : ce traitement est fondé sur l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande des candidats ainsi que sur les intérêts légitimes que nous poursuivons.

E. Vous êtes un prospect du cabinet

Lorsque vous consultez le Site, vous pouvez nous contacter en remplissant le formulaire prévu à cet effet. Les informations de ce formulaire arrivent sur une adresse email de l’entreprise et sont ensuite traités par notre back office. Nous pouvons également recueillir vos contacts professionnels figurant sur vos cartes de visite ou sur votre site internet, par exemple à la suite d’un événement extérieur.

Nous utilisons ces données afin d’identifier les opportunités clients et vous contacter afin de proposer nos services. Vous avez la possibilité à tout moment de ne plus figurer sur nos listes de diffusion en cliquant sur le bouton prévu à cet effet dans les notifications que vous recevez.

Base légale : ce traitement est fondé sur les intérêts légitimes poursuivis que nous poursuivons.

 

3. À qui pouvons nous communiquer vos données ?

Nous communiquons vos données à caractère personnel aux seules catégories de personne définies ci-dessous :

Nos employés et collaborateurs : Vos données sont accessibles à nos seuls employés et collaborateurs dont les fonctions l’exigent (en particulier les avocats qui traitent vos dossiers) qui en ont reçu instruction et qui sont en toute hypothèse soumis à une obligation de confidentialité et/ou de secret professionnel ;

Nos sous-traitants : Vos données pourront être communiquées à nos prestataires dans le seul but de faire réaliser les traitements pour lesquels elles ont été recueillies initialement. Dans ce contexte, nos prestataires sont des sous-traitants de données au sens de la règlementation, ils agissent sur nos instructions et pour notre compte. MERMOZ ne sous-traite le traitement des données qu’à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées. Nos principaux sous-traitants sont notre prestataire informatique pour l’hébergement de nos bases de données, notre prestataire marketing, notre prestataire de signature électronique ainsi que notre expert-comptable ;

Les autorités : Vos données pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître
(organismes publics, administration judiciaire…).

 

4. Vos données sont-elles transférées a l’international ?

Nous faisons nos meilleurs efforts pour minimiser les hypothèses dans lesquelles vos données à caractère personnel seraient transférées à l’international. Ainsi, nous ne procédons pas directement à des transferts de vos données en dehors de l’espace économique européen.

Néanmoins, certains de nos sous-traitants qui ont accès aux données sont basés aux Etats-Unis, ce qui constitue un transfert à l’international au sens du RGPD. Dans ce cas, nous veillons à ce que ces transferts soient couverts par des garanties appropriées au sens du RGPD et notamment l’existence de clauses contractuelles types. Vous reconnaissez et acceptez expressément l’existence de ces transferts.

 

5. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous conservons vos données à caractère personnel uniquement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont traitées et selon ce qui est prévu par les lois en vigueur. A l’issue de cette durée, nous vous restituons les documents que vous nous avez confiés et supprimons ou anonymisons vos données qui pourraient demeurer dans nos fichiers. Dans le cas où des limites techniques empêcheraient la suppression ou l’anonymisation, nous protégeons les données et limitons une utilisation active de celles-ci.

Ainsi, les données à caractère personnel de nos clients sont conservées, de manière générale, jusqu’à cinq ans à compter du terme de notre dernière prestation de service. Il en va de même des données de nos contacts rencontrés dans le cadre d’un dossier. Nous pouvons conserver certaines données plus longtemps afin d’exécuter nos propres obligations légales.

Les données à caractère personnel de nos prospects sont conservées jusqu’à trois ans à compter du dernier contact.

Les données à caractère personnel de nos candidats ne sont conservées que pour le temps de l’analyse de leur candidature.

La durée de conservation des cookies est définie dans la politique prévue à cet effet [à compléter].

 

6. Quels sont vos droits au regard de vos données ?

Vous bénéficiez des droits listés ci-après, conformément au RGPD :

• Accès aux données : Vous pouvez nous demander des précisions sur les données auxquelles nous avons accès ainsi que les traitements que nous effectuons. Vous pouvez également nous demander à obtenir une copie des données en cours de traitement. Toute copie supplémentaire sera facturée.
• Rectification des données : Vous pouvez nous demandez de rectifier dans les meilleurs délais les données vous concernant qui sont inexactes.
• Effacement des données : Vous pouvez à tout moment, dans les conditions du RGPD, demander que certaines ou toutes vos données soit supprimées dans les meilleurs délais. Le cas échéant, nous informerons les destinataires de ces données de votre demande. Cette action peut empêcher l’exécution de certains services.
• Limitation du traitement : Dans les hypothèses ci-dessous, vous pouvez nous demander de stopper toute action sur vos données, à l’exception de leur conservation : (i) Vous contestez l’exactitude des Données vous concernant, (ii) Vous estimez que le traitement est illicite, (iii) A l’issue du traitement, vous ne souhaitez pas que vos données soient totalement supprimées. Dans ce cas, nous communiquerons dans la mesure du possible cette demande à tout destinataire de vos données et prendrons contact avec vous pour connaître les causes de cette demande et tenter y remédier le cas échéant.
• Portabilité des données : Vous pouvez nous demander de recevoir communication de toutes les données vous concernant en notre possession, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ou si cela est techniquement possible, que ces données soient transférées à un autre responsable de traitement.

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter directement :

• par e-mail à l’adresse suivante : [à compléter] ; ou
• par courrier à l’adresse suivante : 5 rue Jean Mermoz, 75008 Paris

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (https://www.cnil.fr/professionnel).

Nous répondrons à vos demandes dans un délai d’un mois, ce délai pouvant être prolongé à deux mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. Dans le cas où vos demandes seraient manifestement infondées ou excessives, nous pourrons refuser d’y donner suite ou facturer sa réponse.

 

7. Actualité et modification de la politique

La date de la dernière révision de la Politique est le 16 novembre 2021.

En raison du développement constant de notre Site, et sur la base d’exigences légales, il peut être nécessaire de modifier cette Politique. Les personnes concernées seront informées de toute révision de la Politique et leur consentement sera requis si nécessaire.